契約解除通知書とは？
契約解除通知書とは、契約を解除する旨を通知する文書です。フリーランスなどとの業務委託契約において、契約解除の意図や理由、契約解除日などを明確に伝えることで、誤解やトラブルを防ぐ役割を果たします。
契約の終了は口頭でも伝えることが可能ですが、証拠として残りづらいため、書面で通知するほうが安心です。
契約解除合意書との違い
契約解除通知書と名称が似た書類として「契約解除合意書」があります。いずれも契約を終了する際に必要な書類ですが、性質や手続きに大きな違いがあります。
契約解除通知書は、一方的に契約解除を通知する文書です。契約解除の理由を明示し、契約書のどの条項に基づいて解除を行うのかを記載することで、適切に契約を解除できます。
契約解除合意書は、双方が契約解除について話し合い、合意したうえで締結する書類です。契約を終了する際に、どちらの書類を作成すべきかは状況によって異なります。
例えば、相手が契約内容を守らなかったり、連絡がつかなくなったりして、企業側が一方的に契約を終了させたい場合は、契約解除通知書を使用します。
一方で、円満に契約を終え、トラブルなく整理したい場合は、契約解除合意書を作成し、双方の同意を得る方法が望ましいといえます。
業務委託契約で契約解除通知書が必要になる場面
契約解除通知書は、契約違反や業務継続の困難など、取引相手が契約の義務を果たせない場合（契約不履行）に作成します。
| 概要 | 具体例 | |
| 履行遅延 | 契約で定められた期日までに義務を果たさないこと | 契約では10月1日を納期としていたが、実際には10月15日に届いた |
| 履行不能 | 契約の義務を果たすことが不可能になること | 契約していた作家が急病で執筆できなくなり、納品が不可能になった |
| 不完全履行 | 契約上の義務は果たしたものの、その内容が契約に適合していないこと | 契約通りにシステムが納品されたものの、一部の機能がバグで正常に動作しない |
業務委託契約には、請負契約と委任・準委任契約の2種類があり、契約の種類によって解約の手続きが異なります。
請負契約は、成果物の納品をもって契約が完了するため、途中解約は原則として認められません。ただし、相手側の契約不履行があった場合は解除が可能です。
委任・準委任契約は、業務の遂行そのものが契約の目的であり、いつでも解除可能です。しかし、相手に不利益を与える場合は、損害賠償が発生することもあります。
契約解除通知が適切に行われないと、解除の効力が認められない場合があるため、契約内容を確認し、必要な情報を正確に記載することが求められます。
契約解除通知書に必要な項目と書き方
契約解除通知書に不備があると、意思が正しく伝わらず、トラブルにつながる恐れがあります。作成時は、必要な情報を明確かつ適切に盛り込みましょう。ここでは、契約解除通知書に盛り込むべき項目と書き方を解説します。
通知者の情報
契約解除通知書の冒頭には、通知者（自社）の情報を明記します。具体的には、以下の情報を記載します。
- 会社名（法人の場合）または個人事業主名
- 代表者名または担当者名
- 住所
- 連絡先（電話番号、メールアドレス）
相手の情報
通知の受取人である相手の情報も正確に記載します。
- 氏名
- 住所
- 連絡先（電話番号、メールアドレス）
フリーランスが法人として業務を行っている場合は、法人名や担当者名も記載しましょう。
契約内容の特定情報
契約解除の対象となる契約を明確に特定するため、以下の情報を記載します。
- 契約の名称
- 契約締結日
- 契約期間（開始日および満了日がある場合）
- 契約書の識別番号（ある場合）
解除の意思表示
契約解除の意思を明確に伝えるため、簡潔な表現で解除を通知します。
【例文】
本書をもちまして、貴殿と締結した〇〇契約を解除いたします。
解除理由
契約解除の根拠を記載し、必要に応じて契約違反の詳細も説明します。
【例文】
契約書第〇〇条に基づき、納期の遅延が続いたため、契約解除を申し入れます。
契約書第〇〇条に規定された業務内容が履行されなかったため、契約解除を申し入れます。
具体的な解除理由を記載することで、相手が納得しやすくなり、紛争のリスクを軽減できます。特に契約違反が理由である場合は、どの条項に違反したのかを明記することが重要です。
解除日
契約解除の効力が発生する日を明確に記載します。解除日を特定しないと、認識のズレが生じ、トラブルにつながる可能性があります。
契約書で解除通知に関する規定がある場合（例：解除希望日の30日前までに通知すること）は、規定に従って効力発生日を設定します。
ただし、契約違反が重大なものである場合は、即時解除することも可能です。相手に対して事前通知を設ける余裕がないと判断される場合には、解除通知が相手に届く日を効力発生日として設定できます。
この場合は、簡易書留や特定記録郵便など、郵便物が相手に届いた日時などを記録するサービスを使いましょう。メールを活用する場合は、開封確認のオプションを付けてメールの開封日時を把握します。
【例文】
契約解除の効力発生日は、〇年〇月〇日といたします。
返却物や未処理事項の確認
契約解除後の対応として、未払いの報酬や貸与物の返却などを記載します。以下のように明記することで、解除後の手続きが円滑に進みます。
【例文】
（報酬について）
契約解除に伴い、貴殿に対する未払い報酬（例：〇月分の作業報酬）について、速やかにお支払い手続きを進めさせていただきます。
精算額の詳細につきましては、貴殿よりご提出いただいた請求書をもとに処理いたしますので、〇日までにご提出をお願いいたします。
（貸与物について）
貴殿にお貸し出ししております〇〇（例：機材、資料など）につきましては、契約解除日後、〇日以内にご返却をお願いいたします。返却先や返却方法につきましては別途詳細をご連絡差し上げます。
署名・押印
通知書の正式な書類としての効力を持たせるため、最後に通知者（自社）の署名または押印を行います。
- 法人の場合：代表者の署名または会社の押印
- 個人事業主の場合：本人の署名または押印
署名や押印を行うことで、契約解除通知書の信頼性が向上し、法的効力も確保できます。
契約解除通知書のテンプレート
契約解除通知書を適切に作成すれば、トラブルを防ぎ、スムーズに契約を解除できます。ここでは、契約解除通知書に必要な項目を押さえたテンプレートを紹介するので、実際に使用する際に参考にしてください。
契約解除通知書の送り方
契約解除通知書は、相手に確実に届く方法で、相手が通知書を受領したことを確認できるように送付しましょう。ここでは、契約解除通知書を郵送（書面）とメールで送付する方法を説明します。
郵送（書面）で送付する
郵送（書面）で送付する場合は、内容証明郵便を利用するのが確実です。内容証明郵便とは、いつ・誰が・どんな内容を送ったのかを公的に証明できる郵便サービスです。
また、別途「配達証明」を追加すると、郵便局から後日、配達した証明書が送付されます。手間と費用がかかりますが、トラブルを防ぐためには有効な手段です。
【送付手順】
- 契約解除通知書を2部印刷する（1部は控えとして保管）
- 郵便局で内容証明郵便の手続きをする
- 相手方の受領確認を行う
このほか、簡易書留による送付もおすすめです。内容証明郵便のように、文書の内容は証明されませんが、配達された郵便物が相手に確実に届いたことを証明できます。
メールで送付する
メールは郵送よりも迅速に送信できるほか、やり取りが記録として残る点がメリットです。ただし、法的な証明力は郵送よりも弱いため、トラブル防止の観点からは注意が必要です。
【送付手順】
- 件名に「契約解除通知書」と明記する（例：契約解除通知書の送付について）
- 本文に簡単な挨拶や送付目的を記載する
- PDF形式で契約解除通知書を添付して送信する
メール送信後、相手からの返信を確認し、必要に応じて再送やフォローを行いましょう。
契約解除通知書を作成する際の注意点
契約解除通知書を作成する際には、適切な手順を踏むことが大切です。不備があると、相手から異議を唱えられ、トラブルに発展する可能性があります。誤解を避け、円滑に契約を終了するために、注意すべきポイントを押さえておきましょう。
解除終了希望日の30日前までに送付する
契約解除通知書は、原則として解除終了希望日の30日前までに送付しましょう。特に、6ヶ月以上契約を継続している場合は、フリーランス新法に基づき、発注事業者には契約終了の30日前までに解除予告する義務があります。
これは、契約解除まで余裕をもって通知することで、フリーランス側も次の仕事を確保しやすくなり、トラブルを防ぐための意図があります。
ただし、相手の契約違反によって業務に重大な支障が生じた場合や、損害が発生した場合には、30日未満でも契約解除が可能なケースがあります。契約書に定められた条項を確認し、解除の正当性を証明できるようにしておくことが重要です。
通知項目は不備なく記載する
契約解除通知書には、必要な情報を正確に記載します。契約解除の意思や理由、解除日などに不備があると、契約解除が無効と判断される可能性があります。
不安がある場合は、弁護士や契約の専門家に内容を確認してもらうと安心でしょう。
感情的な表現は避けて冷静に記載する
契約解除の際には、感情的にならずに事実を淡々と記載することが求められます。以下のような表現は避けましょう。
- 対応があまりにもひどく、これ以上取引できません
- 誠意のない態度に失望しました
- 二度と仕事を依頼しません
感情的な言葉を使うと、相手との関係がさらに悪化し、場合によっては法的なトラブルにつながることがあります。契約解除はあくまで業務上の手続きとして捉え、ビジネスライクに進めることが重要です。
契約解除通知書に関するよくある質問
最後に、契約解除通知書に関して、企業がよく抱える疑問をまとめます。契約を適切に終了させるために、基本的なポイントを押さえておきましょう。
業務委託の契約を解除する際はどのような手順で行うべき？
業務委託契約を解除する際は、まず契約書の契約解除に関する条項を確認します。解除条項に記載されている解除事由（契約違反、契約不履行など）を特定し、解除手続きや解除期限を確認しましょう。
もし、相手に契約違反や契約不履行がある場合は、契約解除を通知する前に契約の履行を催促します。
催促しても連絡がない場合は、契約解除通知書を作成し、契約終了の30日前までに郵送またはメールで送付します。その後は、相手が通知書を受け取ったかどうかを確認しましょう。
契約履行を求める連絡をした後に相手から返信があった場合は、すぐさま契約解除通知書を送るのではなく、契約を解除する意向を伝えます。合意が取れたら、契約解除合意書を作成して送付します。
もし、合意が取れず、契約履行もスムーズに進まない場合は契約解除通知書を作成しましょう。
業務委託の契約解除で違約金が発生するリスクはある？
以下のようなケースでは、契約解除に伴い、企業が違約金を支払わなければならない可能性があります。
- 契約書に違約金の条項が明記されている場合
- 途中解除によって相手に大きな損害を与える場合
- 解除の理由が契約違反によるものではなく、一方的な都合による場合
違約金の発生条件や計算方法は、契約書の内容をよく確認し、必要に応じて専門家に相談することをおすすめします。
契約解除通知書のほかに必要な書類はある？
契約の解除や変更に関しては、契約解除通知書のほかに、状況に応じて「催告書」や「契約変更通知書」の準備が必要になる場合があります。
催告書は、相手が契約違反をした際に、是正や支払いを求めるために送付する書類です。契約解除を検討する前に、改善の機会を与えるために使用します。
契約変更通知書は、業務委託契約の一部を変更する場合に作成する書類です。契約解除ではなく、条件を調整しながら契約を継続したい場合に使用します。
契約解除が適切に進められるよう、必要な書類を事前に確認しておきましょう。
業務委託の契約解除以外に契約解除通知が必要な場面はある？
業務委託の契約解除以外にも、契約解除通知が必要となる場面があります。代表的な例としては、クーリングオフと賃貸借契約の解除が挙げられます。
クーリングオフ
クーリングオフとは、特定の取引において、一定期間内であれば消費者が無条件で契約を解除できる制度です。例えば、訪問販売や通信販売など、一方的に勧誘を受けやすい取引に適用されます。
クーリングオフを行う際には、事業者に対して書面または電子メールで通知を送ります。事業者の合意は不要であり、一方的に契約を無効にできます。
なお、クーリングオフを行うには法的な期限があります。申し込み書面や契約書面を受け取った日から、8日以内（マルチ商法は20日以内）に行う必要があります。
賃貸借契約の解除
賃貸借契約の解除には、借主が退去を希望する場合と、貸主が契約を終了させる場合があります。借主が賃貸借契約を解除する際は、一般的に1～2ヶ月前までに貸主へ通知する義務があります。
一方で、貸主が契約を終了させる場合は、正当な理由が必要とされ、6ヶ月前までに通知しなければなりません。
まとめ
契約解除通知書は、業務委託契約を終了する際に重要な役割を果たします。契約解除の手続きを曖昧にすると、相手と認識のズレが生じ、不要なトラブルにつながることがあります。
正式な書面を通じて解除の意思を伝えることで、円滑に契約を終了できるだけでなく、企業の信用を守ることにもつながります。
また、契約解除で適切な手続きを踏むことは、相手との関係を良好に保つことにもつながるため、必要に応じて再び協力を依頼することも可能になります。契約解除通知書を活用して、トラブルを防ぎつつ、円満な契約終了を目指しましょう。
